Paket Siaga Hari-H

1

Rencana Cadangan Darurat Hari-H

Dokumen siap cetak, 6 skenario

Bukan soal apakah ada yang meleset di hari-H, tapi hal mana yang bakal meleset. Hujan dadakan, listrik padam, katering telat, MC sakit mendadak, semua ini tidak bisa dicatat di aplikasi karena kejadiannya real-time, bukan data. Lembar ini menyiapkan langkah 5 menit pertama untuk enam titik rawan paling sering terjadi, supaya panitia tidak panik mencari solusi sambil acara sudah jalan.

Cara pakai

Cetak dan tempel di posko panitia, dekat meja amplop atau dapur, bukan disimpan di HP satu orang saja.
Tunjuk satu penanggung jawab per skenario, bukan siapa saja yang kebetulan dekat, tapi nama yang jelas.
Isi kolom kontak cadangan sejak H-3, sebelum hari-H, saat kepala masih tenang.

Enam skenario paling sering terjadi

Skenario	Langkah 5 menit pertama	Kontak cadangan
Hujan deras, tenda outdoor	PJ acara langsung cek titik air masuk terdekat tamu VIP dan meja amplop. Pindahkan dulu dua hal itu, baru urus sisanya. Jangan hentikan acara, geser flow, bukan batalkan.	Nama: No WA: Tukang tenda cadangan:
Listrik padam	Cek dulu apakah ini area PLN (semua rumah mati) atau genset atau instalasi sendiri. Kalau area, aktifkan rencana B pencahayaan (lampu darurat, senter HP dikumpulkan panitia). Kalau instalasi sendiri, hubungi kontak elektrik cadangan.	Kontak listrik/genset: No WA:
Vendor atau katering telat lebih dari 1 jam	PJ konsumsi telepon (bukan chat) vendor, minta kepastian waktu tiba. Kalau lewat 30 menit dari janji, aktifkan opsi darurat, snack atau prasmanan cadangan RT atau tetangga terdekat sambil menunggu.	Katering cadangan terdekat: No WA:
MC atau among tamu berhalangan mendadak	PJ acara langsung tunjuk pengganti dari panitia yang paling terbiasa bicara di depan, siapkan namanya dari sekarang, jangan dadakan cari pas hari-H. Pakai naskah MC cadangan kalau ada.	Nama pengganti MC: No WA:
Sound system atau mic mati	PJ perlengkapan cek baterai atau kabel dulu (penyebab paling umum) sebelum panik ganti alat. Siapkan satu mic cadangan atau toa di posko sejak awal acara sebagai jaga-jaga.	Tukang sound cadangan: No WA:
Tamu membludak dari perkiraan	PJ konsumsi cek sisa porsi real-time, bukan menunggu habis baru lapor. Begitu sisa di bawah 20 persen, langsung aktifkan pesanan darurat, jangan tunggu benar-benar habis.	Nomor pesan darurat:

Struktur komando darurat

Aturan penting. Hanya satu orang yang boleh mengambil keputusan darurat, biasanya PJ acara atau tuan rumah yang ditunjuk. Kalau semua panitia sama-sama berhak memutuskan, yang terjadi bukan solusi cepat, tapi diskusi panjang di tengah krisis.

Pengambil keputusan darurat

Nama:
No WA:

Wakil, kalau PJ utama tak terjangkau

Nama:
No WA:

2

SOP Keamanan Amplop Fisik

Dokumen siap cetak, 4 bagian

Aplikasi mencatat amplop setelah diterima dan diinput panitia. Tapi titik paling rawan justru sebelum itu, saat amplop masih di meja, di kantong panitia, atau berpindah tangan antar shift, sebelum sempat dicatat. Di jam-jam ramai, semua orang fokus ke tamu, bukan ke meja amplop. Ini bukan soal siapa yang jujur, ini soal titik lemah yang wajar terjadi kalau tidak diatur dari awal.

A. Sebelum acara dimulai

Tentukan satu titik meja amplop tetap, jangan pindah-pindah selama acara berlangsung.
Siapkan kotak atau wadah amplop yang bisa dikunci atau ditutup, bukan sekadar toples terbuka.
Tunjuk minimal 2 orang penjaga meja amplop per shift, satu mencatat, satu mengawasi. Jangan satu orang merangkap keduanya.
Siapkan buku atau form catatan fisik di meja, sebagai cadangan kalau HP atau sinyal untuk input digital lagi bermasalah.

B. Selama acara, aturan shift

Jam	Penjaga shift	Serah terima ke

Isi jadwal shift H-2, jangan dadakan pas hari-H. Setiap pergantian shift wajib hitung ulang bersama, bukan cuma diserahkan begitu saja.

C. Skrip serah terima antar shift, dengan saksi

Langkah wajib

1. Kedua penjaga (yang lama dan yang baru) hitung ulang isi kotak bersama-sama, di depan satu saksi, bisa tuan rumah atau panitia inti.

2. Cocokkan jumlah fisik dengan jumlah tercatat di buku atau aplikasi.

3. Kalau cocok, kedua penjaga tanda tangan di kolom serah terima. Kalau tidak cocok, jangan lanjut dulu, cek balik catatan sebelum saling menuduh.

D. Kalau ditemukan selisih

Prinsip utama. Yang dicek angkanya, bukan orangnya. Selisih kecil biasanya salah hitung, bukan kehilangan.

Hitung ulang bersama saksi shift terakhir sebelum menyimpulkan apa pun.
Cek apakah ada amplop yang tercecer atau terselip di meja, bukan langsung dianggap hilang.
Kalau selisih signifikan, catat di form ini dengan waktu ditemukannya, bukan disimpan sebagai gosip lisan.

Waktu ditemukan	Selisih (Rp)	Shift terkait	Tindak lanjut

3

Skrip Menagih Patungan Keluarga

Dokumen siap cetak, 4 skenario WA siap tempel

Aplikasi sudah mencatat siapa janji berapa dan siapa belum lunas. Yang belum ada jawabannya adalah bagaimana menagihnya ke Om, Tante, atau kerabat tanpa jadi bahan pergunjingan keluarga bertahun-tahun. Ini pain sosial, bukan pain administratif, dan sering jadi hal yang paling ditunda panitia karena canggung, sampai akhirnya kelewat waktu.

Contoh skenario 1

Tinggal salin, sesuaikan nama, kirim.

Setiap skrip disusun supaya terdengar seperti update biasa, bukan tagihan. Ini contoh untuk kerabat yang sudah janji tapi belum transfer sama sekali.

T

Tante Ratna

online

Prinsip sebelum menagih

Tagih lewat WA pribadi, bukan grup keluarga, jaga privasi angka orang lain.
Waktu terbaik, H-7 sampai H-3, saat masih ada waktu tapi urgensinya sudah kelihatan. Jangan tunggu H-1.
Selalu buka dengan update acara dulu, baru masuk ke uang, bukan langsung nagih.

Skenario 2. Baru bayar sebagian

Skrip WA

"Om/Tante, terima kasih ya kemarin udah transfer [nominal terbayar]. Sisa janji kemarin masih [nominal kurang], kalau lagi longgar, boleh dilengkapi sebelum [tanggal]? Ini biar rekap dana acara pas, nggak ada yang kelewat catat."

Skenario 3. Janji tapi menghilang

Coba pertama

"Om/Tante, apa kabar? Semoga sehat-sehat. Mau nanya soal [acara] tanggal [tgl], persiapannya udah mulai dirapiin nih. Kalau ada waktu boleh kabari ya."

Kalau 3 hari tidak dibalas, lewat perantara

Jangan tagih langsung kedua kalinya, minta tolong satu anggota keluarga yang lebih dekat dengan orang tersebut untuk menyampaikan secara halus. Ini menghindari kesan ditagih terus-terusan.

Skenario 4. Setelah acara selesai, belum lunas

Skrip WA

"Om/Tante, [acara] kemarin alhamdulillah lancar, terima kasih banyak sudah ikut bantu ya. Untuk rekap dana, catatan kami masih ada sisa [nominal] dari yang dijanjikan kemarin. Kalau berkenan dilengkapi kapan pun senggang, nggak buru-buru kok."

Semua skrip bisa disesuaikan namanya (Om, Tante, Pakde, Bulik) dan nominal sebelum dikirim. Simpan sebagai draft di HP PJ keuangan biar tinggal tempel.